L'Impression des Planning du Personnel  offre différentes impressions des plannings du personnel :


    • impression papier du planning standard avec aperçu avant impression
    • impression papier directe du planning standard
    • impression papier du planning graphique avec aperçu avant impression
    • impression papier directe du planning graphique
    • impression papier de l'annexe avec aperçu avant impression
    • impression papier directe de l'annexe


Il permet également la création de planning au format iCalendar :


    • Création directe du planning standard (création d'un fichier PDF ou iCalendar)
    • Création directe du planning graphique (création d'un fichier PDF)
    • Création directe de l'annexe (création d'un fichier PDF)


Il permet l'envoi direct des plannings au personnel :


    • Email direct du planning standard (création et envoi par mail d'un fichier PDF et/ou iCalendar)
    • Email direct du planning graphique (création et envoi par mail d'un fichier PDF)
    • Email direct de l'annexe (création et envoi par mail d'un fichier PDF)




Utiliser l'éditeur

Imprimer le planning du personnel :

1/ dans l'onglet "Options" faites le choix de votre impression (voir détail plus bas)

2/ cliquez sur l'onglet "Éditeur"

3/ dans les champs "du" et "au" sélectionnez une période

4/ cliquez sur  pour afficher la liste des personnes qui travaillent sur cette période

5/ sélectionnez les personnes à imprimer

6/ cliquez sur  pour lancer l'impression



Les boutons du type d'impression selon votre choix dans l'onglet Options :  

    • création d'un planning au format PDF :
    • création d'un planning au format iCalendar :
    • création d'un planning aux formats PDF + iCalendar :
    • Impression papier d'un planning :
    • Email direct (format PDF, iCalendar, ou les deux) :


Dans le cas d'un fichier PDF ou iCalendar, vous devez impérativement choisir le répertoire qui contiendra les fichiers (champ "Répertoire des fichier PDF ou iCalendar").



Choisir les options d'édition


Le champ "Personnel" vous avez le choix d'imprimer uniquement le personnel permanent, le personnel autre ou bien tout le monde.


Le champ "Groupe de travail" filtre le personnel par groupe de travail.


Le champ "Groupe" filtre le personnel par groupe.


Le champ "Type de planning" vous permet d'imprimer le planning sous 3 formats  : Standard, Graphique ou Annexe.

La mise en page de ces 3 formats se fait depuis la fiche d'une personne.


Le champ "Type d'impression" permet de faire une impression papier, de créer un fichier PDF ou iCalendar (Type de planning Standard uniquement).


Le champ "Répertoire des Fichiers PDF" doit impérativement être renseigné pour le fonctionnement de l'outil. Un clic sur l'icone  ouvre le dossier.


Le champ "Confirmations" permet d'afficher les confirmations du personnel dans l'onglet Éditeur.


Le champ "Prise en charge" filtre le personnel selon cette configuration.

Au préalable, le niveau doit être configuré dans la fiche de la personne.

Renseigner le niveau de prise en charge dans la fiche d'une personne

  1. 1/ Allez dans "Information 2/2" de la fiche de la personne (en mode "Modifier"), choisir dans le menu déroulant le type de prise en charge :


L'option "Impression directe" permet de lancer directement l'impression sans voir l'aperçu avant impression.

Une fois l'impression lancée, il est possible de l'arrêter en appuyant plus d'une seconde sur les touches ALT +  du clavier.



iCalendar


Pour ne plus imprimer les plannings sur du papier, RS propose de créer des fichiers de planning au Format iCalendar. L'utilisateur peut donc envoyer les plannings prévisionnels du personnel dans ce format et directement par email. La personne qui reçoit le fichier peut l'importer dans son calendrier iCal sur son téléphone.


iCalendar est un standard (RFC 2445) pour les échanges de données de calendrier. Ce standard est aussi connu sous le nom d'iCal.  Il est implémenté/supporté par un large nombre de logiciels, tels que : iCal d'Apple, Chandler, Lotus Notes, ScheduleWorld, SOGo, KOrganizer, Mozilla Calendar (y compris Mozilla Sunbird), Mulberry, Ximian Evolution, Windows Calendar et Microsoft Outlook. L'application en ligne Google Agenda utilise également cette norme.



Email

L'utilisateur peut envoyer directement les fichiers PDF par email à chacune des personnes. Les emails sont envoyés directement par le logiciel RS et ne passent pas par votre éditeur d'email habituel.

Pour paramétrer :

1/ dans "Outils/Options.../Onglet Divers", les champs Email doivent être renseignés.

 

2/ les adresses email du personnel doivent être renseignées.



Envoyer un planning par mail

1/ cochez la case "Email direct"

2/ saisissez les champs email

3/ sélectionnez les personnes dans l'onglet "Éditeur"

4/ cliquez sur  


Une colonne affiche les adresses emails du personnel planifié dans l'onglet "Éditeur". Cela permet de vérifier s'il y a bien une adresse email avant d'envoyer tous les plannings.

 



Enregistrer deux adresses d'envoi de mail

Il est possible d'enregistrer deux adresses d'envoi pour le mailing.

1) Enregistrez les deux adresses mails dans la fiche de la personne dans l'onglet Information 1/2 (en mode "Modifier").

2/ Dans l'onglet "Editeur" de l'Impression des Plannings du Personnel", cochez l'option en haut à gauche "Envoi sur les deux adresses mails"



Ajouter une pièce jointe au mail

Il est possible, dans l'envoi par mail, d'ajouter une pièce jointe (une Fiche technique, un planning général, ... ), en plus du planning (PDF, ICal ou les deux).

Ajouter un pièce jointe

1/ Dans l'onglet "Options", indiquez le chemin du document à joindre dans le champ correspondant.

 



Joindre le chemin du fichier pdf au mail

On peut joindre le chemin du fichier pdf au corps du mail,

1/ Cochez la case placée en bout de la ligne "Répertoire des fichiers pdf", dans l'onglet Options.



Joindre le document de la fiche salarié au mail

En plus du planning, il est possible d'envoyer par mail un document relatif à une personne présent dans sa fiche personnel.

Pour joindre le document de la fiche salarié

1/ cochez l'option "Ajouter le document de la fiche salarié"


Pour ajouter un document dans la fiche d'une personne

1) Allez dans la fiche de la personne, dans Informations 1/2.

2) En bas à gauche, cliquez sur l'icône du dossier pour joindre un document



Envoi de fichiers multiples

Il est possible d'envoyer par mail plusieurs fichiers joints en utilisant la table de document. Pour l'utiliser, cocher l'option "Utiliser la table de document" puis faite un clic droit sur la table.

L'option "Ne pas envoyer les plannings" permet de dissocier l'envoi des plannings et l'envoi uniquement des pièces jointes.



Options du Planning Graphique et Planning Annexe

Uniquement pour les plannings Annexe et Graphique, les options suivantes sont possibles :

- "Voir le planning des cadres autonomes"

- "Voir le réel sans le prévisionnel"

- "Impression par qualification"



Liste RH

Il est possible de visualiser le total des tickets restaurant, des paniers et des absences sur une période donnée.

Voir le total des T.R., des paniers et des absences

1/ Dans l'onglet "Options", sélectionnez le personnel que vous souhaitez voir.

2/ Choisissez "Liste RH" dans Type de planning.

Info : Quand "Liste RH" est sélectionné, un 3ème onglet "Liste" apparaît. C'est dans cet onglet que s'affichera le résultat de la demande.

3/ Allez dans l'onglet "Editeur" pour sélectionner la période et les personnes souhaitées.

4/ Cliquez sur l'icône  pour lancer l'édition.

Le résultat s'affiche directement dans l'onglet "Liste".

5/ Dans l'onglet "Liste", sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir

Pour une meilleure lisibilité, il est conseillé de cliquer sur la clé de 17 en bas à droite.


Une ligne de totaux en bas de la table permet de comptabiliser l'ensemble des paniers, des T.R. et des Congés Payés.