Le concept de "Groupe de travail" permet de faire travailler ensemble dans RS les différents corps de métiers de votre structure. Dans une configuration classique, les groupes de travail peuvent s'organiser ainsi :

    • Groupe "Direction" pour le ou les responsables de la programmation (saisie des artistes, spectacles et représentation).
    • Groupe "Technique" pour la gestion des plannings et du personnel technique (Montages, Démontages, Entretien des bâtiments...).
    • Groupe "Accueil" pour la gestion des plannings et du personnel d'accueil.
    • Groupe "Billetterie" pour la gestion des plannings et du personnel de billetterie.
    • Groupe "Production" pour la gestion des plannings et du personnel des spectacles (Hôtels, Restaurants, Déplacements...).
    • etc...


Par défaut, la modification des groupes de travail est verrouillée. Pour dévérouiller, contactez JLG SOFT (voir le chapitre "Contact")


Ce mode de fonctionnement permet de partager une information commune à tous les utilisateurs : "LA REPRÉSENTATION" (Dans le planning, Description : "Spectacle" ou "SHOW"). Il évite aussi par exemple qu'une personne de la technique ne vienne modifier le planning de l'accueil.


La ou les lignes de représentations sont créées depuis l'éditeur de planning situé dans la fiche d'un spectacle. Elles sont visibles par tous les groupes et à partir de ces premières lignes de planning, chaque groupe peut créer son propre planning. Ce dernier ne sera visible et modifiable que par son groupe de création. Il sera bien sûr possible de visualiser le planning des autres groupes en utilisant le Planning général ou d'autres plannings.


Concrètement, toutes les données sont partagées par tout le monde à l'exception :

  • de l'éditeur de planning (fiche d'un spectacle ou fiche d'une activité - seules les représentations sont visibles, mais pas modifiables).
  • des éditeurs du personnel (fiche d'un spectacle ou planning hebdomadaire du personnel).
  • des suivis de travail (fiche d'un spectacle, d'une activité ou d'un lieu - onglet "Suivi").
  • des bons de commandes.


Une personne peut être amenée à travailler sur 2 groupes différents. Pour lui donner ce droit, affectez-lui un deuxième groupe de travail dans la colonne .

Dans l'éditeur de planning, le bouton  permet de passer d'un groupe à l'autre.



La configuration des groupes de travail doit être faite par l'administrateur du réseau en collaboration avec les utilisateurs. Un groupe de travail est représenté par un simple nom (Exemple : "Technique" pour l'équipe technique ou "Accueil" pour l'équipe d'accueil).

Certains outils de RS utilisent les noms de groupes de travail pour filtrer ces données.

 

Cliquez ici pour envoyer votre Groupware à JLG SOFT.(voir le chapitre Contact)



Dans "Outils/Options/onglet 'Groupes de Travail' ", la table des droits selon chaque utilisateur, ne cesse de s'agrandir. De plus, d'autres droits sont répartis dans les divers onglets de "Outils/Options".

Pour simplifier l'attribution ou la modification de ces droits, il est possible de gérer les droits d'une personne directement depuis une fenêtre les regroupant.


Accéder à la gestion des droits d'un utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Sélectionnez la ligne de la personne concernée.

3/ Faites un clic droit sur la ligne.

4/ Choisissez "Voir les droits"

La fenêtre des droits de cet utilisateur s'ouvre.

5/ Attribuez ou modifiez les droits de l'utilisateur dans les 4 onglets



Copier-coller les droits utilisateurs d'un utilisateur sur un autre utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Sélectionnez la ligne de l'utilisateur concerné.

3/ Faites un clic droit sur la ligne.

4/ Copier les droits de l'utilisateur.

5/ Sélectionner la ligne d'un autre utilisateur et coller les droits.

6/ Enregistrer la modification.


Activer le copier-coller des droits utilisateurs

1/ en bas à droite de la table, cocher l'option permettant d'activer ou désactiver le copier-coller des droits utilisateurs


Sauvegarder les droits et les groupes de travail avant modification :

1/ Cliquez sur le bouton

Deux fichiers s'enregistrent automatiquement sur le bureau de l'utilisateur : "RS Droits utilisateurs" et "RS Groupe de travail". Dans le cadre d'une erreur ou une fausse manipulation par l'utilisateur, il sera possible de réintégrer les données dans le logiciel. Lors de cette opération l'aide de l'équipe JLG SOFT est recommandée (voir le chapitre Contact).


Charger une sauvegarde de droits utilisateurs / groupes de travail dans RS :

1/ Faites un clic droit sur le bouton "Sauvegarder les droits utilisateurs avant modification"

2/ Sélectionner "Charger les droits utilisateurs"



Les 4 onglets

      • Général

 


      • Gestion du Personnel :

 


      • Planning :

 


      • Budget :

 

6/ Enregistrez en cliquant sur .

La fenêtre de gestion des droits se ferme.



Exemples de droits donnés à un utilisateur

Fermeture automatique de RS

Uniquement dans la version réseau

Lorsque RS est ouvert sur un poste utilisateur, ce dernier utilise une licence.

Si le logiciel n'est pas utilisé, cette licence est bloquée inutilement. Pour libérer cette licence, le champ  permet de gérer pour chaque utilisateur un temps de fermeture automatique de l'application si celle-ci n'est pas utilisée durant ce laps de temps.


Champs supplémentaires dans la liste du Personnel

La table de la liste du personnel peut être complétée par de nouvelles colonnes afin de pouvoir être exportée (pour un publipostage, par exemple). Les colonnes disponibles sont : "Adresse", "Code postal", "Ville", "Pays", ainsi que le "Matricule", le "Tél Fixe", le "Tél Portable" et "l'Adresse mail".

Le droit de visualiser ces colonnes se gère par utilisateur, dans la Gestion des Droits (dans Outils/Options/onglet "Groupes de Travail")

Dans la gestion des droits de l'utilisateur, allez dans l'onglet "Gestion du Personnel", 4 coches sont disponibles :

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de sortir de l'onglet.


Type de Licence des utilisateurs

Le référent logiciel de la structure a la possibilité de définir sous quel type de licence un utilisateur peut se connecter: Normal ou Lecture.

Attribuer un mode d'ouverture à un utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Faites un clic droit sur la ligne et choisissez .

3/ Allez dans l'onglet "Général" et cliquez dans le champ .

4/ Choisissez le mode Normal ou le mode Lecture.

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de sortir de l'onglet.

Mode Lecture

Un utilisateur avec une licence Lecture n'a pas besoin d'un mot de passe (créé dans l'onglet "Informations 2/2") pour ouvrir sa fiche personnelle.

Une fois qu'est effectuée la saisie de son Login et son mot de passe pour ouvrir RS, la fiche de la personne s'ouvrira directement quand elle cliquera sur  (dans la barre d'outils rapide).



Un droit dans la gestion des droits utilisateur, permet aux personnes qui sont en mode lecture d'accéder aux onglets "Technique" et "Matériel" de la fiche d'un spectacle/événement.

Donner le droit d'accéder aux onglets "Technique" et "Matériel" de la fiche d'un spectacle

1/ Dans Outils/Options/onglet "Groupes de Travail", faites un clic droit sur la personne concernée.

2/ Dans l'onglet "Général", cochez l'option à côté du mode d'ouverture Lecture :

 

Cette option ne s'affiche que si le mode choisi est "Lecture".

On peut également donner à un utilisateur en mode Lecture, les droits :

  • de visualiser tous les onglets de la fiche spectacle.
  • de visualiser tous les onglets de la fiche lieu.

 

Aucune modification ne pourra être apportée à ces fiches par l'utilisateur.



Chef de service

Il est possible d'affecter un chef de service à un utilisateur de RS (utilisé pour l'envoi de demande de signature d'un BdC).


Affecter un chef de service

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Sélectionnez la ligne de la personne concernée.

Soit :

3/ Cliquez dans la colonne .

Soit :

3/ Faites un clic droit sur la ligne et choisissez . Allez dans l'onglet "Budget" et cliquez dans le champ .

Dans les deux cas, une fenêtre avec la liste du personnel s'ouvre.

 

  • 4/ Sélectionnez le chef de service à affecter, puis cliquez sur "Valider".

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de sortir de l'onglet "Groupes de Travail".


Un droit utilisateur permet de planifier des véhicules (colonne RV dans le planning) sur les lignes créées par un autre groupe de travail.

Donner le droit de planifier des véhicules sur les lignes d'un autre groupe de travail

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de travail"".

2/ Faites un clic droit sur la personne devant avoir ce droit, pour ouvrir la fenêtre de la gestion de ses droits.

3/ Dans l'onglet "Planning", cochez .


Un droit utilisateur permet de noter ou de modifier des mémos (colonne Mémo dans le planning) sur les lignes créées par un autre groupe de travail.

Donner le droit de modifier des mémos sur les lignes d'un autre groupe de travail

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de travail"".

2/ Faites un clic droit sur la personne devant avoir ce droit, pour ouvrir la fenêtre de la gestion de ses droits.

3/ Dans l'onglet "Planning", cochez .

Les cases "Mémos" seront les seules accessibles pour entrer des informations ou être modifiées.



Gestion des cachets d'artiste

Un nouveau droit utilisateur permet l'accès à la gestion des cachets d'artiste. L'utilisateur peut affecter des cachets et les visualiser dans la fiche de la personne (onglet "Détail/Contrat").

Donner le droit de gestion des cachets à un utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/Onglet "Groupes de travail"".

2/ Faites un clic droit sur la ligne sélectionnée de l'utilisateur souhaité, pour ouvrir la fenêtre de ses droits.

3/ Dans l'onglet "Gestion du personnel", cochez .


Rétroplanning

Dans le détail d'une Fiche Spectacle, on peut utiliser divers outils liés à la communication d'un spectacle ou d'un événement et plus spécifiquement utiliser un rétroplanning.

1/ Allez dans Outils/Options/Groupes de travail

2/ Cliquez droit sur le nom de l'utilisateur et allez dans l'onglet Planning

3/ Cochez l'option