Éditeur de facture

Créer une facture :

Depuis la fiche d'un client

1/ Accéder à la fiche client en question.

Info : pour rappel voir le chapitre "Liste des clients"

2/ Allez dans l'onglet "Facture".

3/ Cliquez sur "Créer une facture".

3/ L'éditeur de factures s'ouvre.

Le fonctionnement de l'éditeur de factures est identique au fonctionnement de l'éditeur de bons de commande et de devis.

Depuis l'Editeur de facture

1/ Dans la barre des Menus, cliquez sur "Outils > Facture"

1/ Mettez dans la barre d'outils l'icône

Info : La liste des devis et factures édités est consultable grâce à l’outil "Vue Devis Facture"

Utilisation

L'Éditeur de Facture est composé de deux parties : les informations du devis et la table.

La référence RS est créée automatiquement (numéro interne à RS).

L'utilisateur peut manuellement renseigner son propre numéro dans le champ "Numéro de facture".

Cependant, au dessus de la référence RS de la facture, on trouve le numéro normalisé de la facture qui est composé ainsi :

F - Année de l'exercice comptable - Numéro du mois - Numéro de facture légal de l'année.

Ce numéro n'est ni modifiable, ni supprimable. Ainsi les factures sont verrouillées par année.

Info : l'année en question dépend du renseignement de l'année comptable renseignée dans Outils / Options / Clients. (voir le chapitre "Options > Clients")

Dans la table il est possible de créer des titres et sous-titres, intégrer des horaires et des durées pour les prestations en personnel.

Créer un titre dans la table de l'éditeur :

1/ Faites un clic droit sur la table.

2/Choisissez "Nouveau >".

3/ Sélectionnez "Titre".

4/ Donnez le nom du titre.

Info : Un titre apparaît en gris foncé.

Créer un sous-titre dans la table de l'éditeur :

1/ Sélectionnez la ligne du titre auquel appartiendra le sous-titre.

2/ Faites un clic droit sur cette ligne.

3/ Choisissez "Nouveau >".

4/ Sélectionnez "Sous-Titre".

5/ Donnez le nom du sous-titre.

Info : Un sous-titre apparaît en gris clair.

Créer une ligne dans la table de l'éditeur :

1/ Sélectionnez la ligne à laquelle appartiendra cette ligne :

Si la ligne est indépendante, sélectionnez un ligne vide de la table.

Si la ligne appartient à un sous-titre, sélectionnez la ligne du sous-titre.

Si la ligne appartient à un titre, sélectionnez la ligne du titre.

2/ Faites un clic droit sur cette ligne.

3/ Choisissez "Nouveau >".

4/ Sélectionnez "Ligne".

On ne peut pas créer de titre et/ou sous-titre pour une ligne déjà créée. La solution est de copier-coller la ligne, puis de supprimer la ligne indépendante. Si vous n'utilisez que 2 niveaux, il est indispensable d'utiliser un Titre puis des Lignes. Le bouton permet de créer également une ligne SAUF si vous sélectionnez un titre : il créera un sous-titre.

Info : Pour chaque titre et/ou sous-titre créé, apparaît une ligne de sous-total.

Le sous-total d'un titre regroupe la somme de ses lignes et des sous-totaux de ses sous-titres.

Supprimer un titre, un sous-titre ou une ligne peut être effectuée :

soit par ,

soit par la touche "Suppr" du clavier,

soit par clic droit

Si on supprime un titre ou un sous-titre, ses lignes ne sont pas supprimées et redeviennent indépendantes.

Repositionner une ligne, un sous-titre ou un titre :

soit par clic droit sur la ligne concernée

soit avec les ascenseurs

Info : Si un sous-titre (ou titre) est déplacé, l'ensemble des lignes (ou des sous-titres et lignes du titre) qu'il contient, le suivent.

Boite à outils

Finaliser la facture :

1/ Dans le volet "Options d'impression" de la boîte à outils, cliquez sur "Finaliser".

Attention : Une fois finalisée, la facture n'est plus modifiable.

2/ Un message apparaît pour vous spécifier qu'une fois verrouillée la facture ne sera plus modifiable. Cliquez sur "Oui".

Éditer un avoir à partir de la facture :

Info : Il faut obligatoirement que la facture soit finalisée afin d'éditer un avoir à partir de cette facture.

1/ Dans le volet "Options d'impression" de la boîte à outils, cliquez sur "Avoir".

2/ Un message apparaît pour vous demander si vous voulez vraiment créer un avoir de la facture en cours. Cliquez sur "Oui".

3/ Une facture d'avoir se créée sur la base de la facture en cours. Cette facture a un numéro normalisé différent :

A (pour Avoir) - Année de l'exercice comptable - Mois - Numéro de facture légal (suivant le type de facturation, ici "Avoir")

Modifiez les quantités en fonction de ce qui est enlevé suivant la précédente facture.

Exemple : La facture spécifiait l'achat de 3 micros. Finalement le client n'en prend que 2. On fait alors un avoir sur 1 micro.

Info : dans la boîte à outils, volet "Options d'impression" vous pouvez retrouver le numéro normalisé de la facture qui dépend de cet avoir.

Éditer la facture :

1/ Dans le volet "Options d'impression", sélectionnez le modèle de facture à utiliser

Info : voir le chapitre sur l'Editeur de Modèle de devis-facture

2/ Cliquez sur l'icône

Envoyer la facture :

1/ Dans le volet "Outils" cliquez sur l'icône

2/ Une fenêtre d'envoi de mail apparaît

La facture est insérée en pièce jointe. L'adresse mail du destinataire se remplit automatiquement selon le client renseigné lors de la création de la facture (le champ mail devra être renseigné en amont depuis la fiche du client). Pour permettre l'envoi du mail, RégieSpectacle devra été paramétré avec votre boîte mail. Le mail envoyé apparaîtra dans la boîte "Éléments envoyés" de votre boîte mail. Une option de confirmation de lecture est possible.

Nombre décimale

Une option permet de choisir le nombre de décimales pour les quantités et les monétaires. Par défaut il est de 4 (ex. 36,1234).

Durée

En cochant l'option trois colonnes complètent les lignes de devis/facture :

- HD : Heure de Début
- HF : Heure de Fin
- QtD : Quantité Durée (la durée entre HD et HF) -

Elles permettent d'intégrer des horaires et/ou durée de travail.

Info : QtD est une durée comptable : 3h30 sont converties en 3,50 afin de pouvoir être calculé avec le tarif horaire et le nombre de personnes.

QtD peut être renseignée sans que HD et HF le soient. Par contre, si des heures de début et de fin ont été saisies, elles modifieront la durée qui aurait pu être entrée manuellement.

Mode multi-TVA

Il est possible d'appliquer des taux de TVA différents d'une ligne à l'autre et suivre les sommes des montants de chaque taux.

Afficher la colonne "TVA" :

1/ Ouvrir la boîte à outils.

2/ Dans l'onglet "Outils", cochez l'option .