Les groupes de travail

Le concept de "Groupe de travail" permet de faire travailler ensemble dans RS les différents corps de métiers de votre structure. Dans une configuration classique, les groupes de travail peuvent s'organiser ainsi :

    • Groupe "Direction" pour le ou les responsables de la programmation (saisie des artistes, spectacles et représentation).
    • Groupe "Technique" pour la gestion des plannings et du personnel technique (Montages, Démontages, Entretien des bâtiments...).
    • Groupe "Accueil" pour la gestion des plannings et du personnel d'accueil.
    • Groupe "Billetterie" pour la gestion des plannings et du personnel de billetterie.
    • Groupe "Production" pour la gestion des plannings et du personnel des spectacles (Hôtels, Restaurants, Déplacements...).
    • etc...


Par défaut, la modification des groupes de travail est verrouillée. Pour déverrouiller, contactez JLG SOFT (voir le chapitre "Contact")


Ce mode de fonctionnement permet de partager une information commune à tous les utilisateurs : "LA REPRÉSENTATION" (Dans le planning, Description : "Spectacle" ou "SHOW"). Il évite aussi par exemple qu'une personne de la technique ne vienne modifier le planning de l'accueil. 


La ou les lignes de représentations sont créées depuis l'éditeur de planning situé dans la fiche d'un spectacle. Elles sont visibles par tous les groupes et à partir de ces premières lignes de planning, chaque groupe peut créer son propre planning. Ce dernier ne sera visible et modifiable que par son groupe de création. Il sera bien sûr possible de visualiser le planning des autres groupes en utilisant le Planning général ou d'autres plannings.


Concrètement, toutes les données sont partagées par tout le monde à l'exception : 

  • de l'éditeur de planning (fiche d'un spectacle ou fiche d'une activité - seules les représentations sont visibles, mais pas modifiables).
  • des éditeurs du personnel (fiche d'un spectacle ou planning hebdomadaire du personnel).
  • des suivis de travail (fiche d'un spectacle, d'une activité ou d'un lieu - onglet "Suivi").
  • des bons de commandes.


Une personne peut être amenée à travailler sur 2 groupes différents. Pour lui donner ce droit, affectez-lui un deuxième groupe de travail dans la colonne ou dans la fenêtre de ses droits (onglet Général (A)).

Dans l'éditeur de planning, le bouton permet de passer d'un groupe à l'autre.



La configuration des groupes de travail doit être faite par l'administrateur du réseau en collaboration avec les utilisateurs. Un groupe de travail est représenté par un simple nom (Exemple : "Technique" pour l'équipe technique ou "Accueil" pour l'équipe d'accueil).

Certains outils de RS utilisent les noms de groupes de travail pour filtrer ces données.

 

Cliquez ici pour envoyer votre Groupware à JLG SOFT.(voir le chapitre Contact)



Les droits utilisateurs 

Les droits utilisateurs sont l'ensemble des règles qui régissent les accès des utilisateurs aux outils RS.

Les onglets sont classifiés par des lettres et des chiffre : 

Info : les restrictions de droits sont marquées en rouge.


Accéder à la gestion des droits d'un utilisateur :

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Sélectionnez la ligne de la personne concernée.

3/ Faites un clic droit sur la ligne.

4/ Choisissez "Voir les droits".

La fenêtre des droits de cet utilisateur s'ouvre.

5/ Attribuez ou modifiez les droits de l'utilisateur dans les 4 onglets.

 

Les onglets sont classifiés par les lettres A-B-C-D, chaque droit par la lettre de son onglet et un numéro (voir les sous-chapitres : Onglets).

6/ Enregistrez en cliquant sur .

La fenêtre de gestion des droits se ferme.



Copier-coller les droits utilisateurs d'un utilisateur sur un autre utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ En bas à droite de la table, cochez l'option permettant d'activer le copier-coller des droits utilisateurs.

3/ Sélectionnez la ligne de l'utilisateur dont les droits sont ''à copier''.

4/ Faites un clic droit sur la ligne.

5/ Copiez les droits de l'utilisateur.

6/ Sélectionnez la ligne d'un autre utilisateur (qui doit avoir les mêmes droits) et coller les droits.

7/ Enregistrez la modification. 

8/ En bas à droite de la table, décochez l'option pour désactiver le copier-coller des droits utilisateurs.




Sauvegarder les droits et les groupes de travail avant modification :

1/ Cliquez sur le bouton

Deux fichiers s'enregistrent automatiquement sur le bureau de l'utilisateur : "RS Droits utilisateurs" et "RS Groupe de travail". Dans le cadre d'une erreur ou une fausse manipulation par l'utilisateur, il sera possible de réintégrer les données dans le logiciel. Lors de cette opération l'aide de l'équipe JLG SOFT est recommandée (voir le chapitre Contact).


Charger une sauvegarde de droits utilisateurs / groupes de travail dans RS :

1/ Faites un clic droit sur le bouton "Sauvegarder les droits utilisateurs avant modification"

2/ Sélectionnez "Charger les droits utilisateurs"



4 Exemples de droits donnés à un utilisateur :

Type de Licence des utilisateurs

Le référent logiciel de la structure a la possibilité de définir sous quel type de licence un utilisateur peut se connecter: Normal ou Lecture.

Attribuer un mode d'ouverture à un utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/onglet "Groupes de Travail" ".

2/ Faites un clic droit sur la ligne et choisissez

3/ Allez dans l'onglet "Général" et cliquez dans le champ .

4/ Choisissez le mode Normal ou le mode Lecture.

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de sortir de l'onglet.

Mode Lecture

Un utilisateur avec une licence Lecture n'a pas besoin d'un mot de passe (créé dans l'onglet "Informations 2/2") pour ouvrir sa fiche personnelle. 

Une fois qu'est effectuée la saisie de son Login et son mot de passe pour ouvrir RS, la fiche de la personne s'ouvrira directement quand elle cliquera sur (dans la barre d'outils rapide).


Un droit dans la gestion des droits utilisateur, permet aux personnes qui sont en mode lecture d'accéder aux onglets "Technique" et "Matériel" de la fiche d'un spectacle/événement.

Donner le droit d'accéder aux onglets "Technique" et "Matériel" de la fiche d'un spectacle

1/ Dans Outils/Options/onglet "Groupes de Travail", faites un clic droit sur la personne concernée.

2/ Dans l'onglet "Général", cochez l'option à côté du mode d'ouverture Lecture : 

 

Cette option ne s'affiche que si le mode choisi est "Lecture".

On peut également donner à un utilisateur en mode Lecture, les droits : 

  • de visualiser tous les onglets de la fiche spectacle.
  • de visualiser tous les onglets de la fiche lieu.
  • de visualiser la Vue Globale sur les spectacles et activités.

Aucune modification ne pourra être apportée à ces fiches par l'utilisateur.



Gestion des cachets d'artiste

Un nouveau droit utilisateur permet l'accès à la gestion des cachets d'artiste. L'utilisateur peut affecter des cachets et les visualiser dans la fiche de la personne (onglet "Détail/Contrat").

Donner le droit de gestion des cachets à un utilisateur

1/ Allez dans "Outils/Options/Onglet "Groupes de travail"".

2/ Faites un clic droit sur la ligne sélectionnée de l'utilisateur souhaité, pour ouvrir la fenêtre de ses droits.

3/ Dans l'onglet "Gestion du personnel", cochez .



Rétroplanning

Dans le détail d'une Fiche Spectacle, on peut utiliser divers outils liés à la communication d'un spectacle ou d'un événement et plus spécifiquement utiliser un rétroplanning.

1/ Allez dans Outils/Options/Groupes de travail

2/ Cliquez droit sur le nom de l'utilisateur et allez dans l'onglet Planning

3/ Cochez l'option 



Google Agenda

Afin de pouvoir synchroniser un agenda Google

1/ Allez dans Outils/Options/Groupes de travail

2/ Cliquez droit sur le nom de l'utilisateur et allez dans l'onglet Planning

3/ Cochez l'option