La validation des heures de travail est un émargement numérique réalisé par l'utilisateur. Il peut être réalisé par la personne elle-même, son chef de service ou l'administrateur. La validation permet de comparer le planning prévisionnel présent dans les fiches spectacles / activités avec la réalité du terrain. Elle est réalisée à la minute prêt. Le planning prévisionnel est validé et se crée alors le planning réel. Le planning réel est utilisé dans l'export de paie, le calcul des gains et majorations, la masse salariale, l'annualisation du temps de travail et autres.

Dans RS, un ordre de priorité existe dans la prise en compte du planning : 

1. le planning réel
2. le planning prévisionnel
3. la simulation de planning

Important : la validation des heures dans le futur est soumise au renseignement de la coche en bas de la fenêtre "Personnel / Contrat / Impression" que l'on retrouve dans Outils --> Options. Si cette coche est décochée, il sera impossible aux utilisateurs de valider des heures dans le futur.

Activer la validation à la minute

Pour bénéficier de la validation des heures à la minute prêt, il faudra cocher l'option > onglet "Saison" dans la configuration appropriée. 

Info : voir "Configuration Générale du Personnel".

Validation par semaine

Le planning réel de la semaine est identique à celui prévisionnel.

Validation à la semaine : 

1/ sélectionnez la ou les semaines à valider

2/ faites un clic droit

3/ cliquez sur "Valider par semaine..."

Info : RS vous indique si une semaine est déjà validée. Dans ce cas, la semaine est ignorée.

Validation par jour

Valider le planning prévisionnel en planning réel :

1/ sélectionnez une ligne (une période) dans la table du Planning Annuel. 

2/ double-cliquez directement sur la période.

OU

clic-droit "Valider par jour"

OU

ouvrir la boîte à outils et cliquez sur  

Attention :  Si la semaine est verrouillée, la validation hebdomadaire est impossible.

Modification du planning prévisionnel

Dans cette fenêtre un utilisateur peut modifier le planning prévisionnel à la journée, en se concentrant sur le tableau jaune désignant le planning prévisionnel. Il ne peut la faire qu'à certaines conditions :

. Qu'il ait le même groupe de travail que l'utilisateur qui a crée la ligne de planning.

. Que seule le personnel liée à la fiche personnel dans la quelle on se trouve soit affecté sur la ligne de planning.

. Que l'utilisateur n'ait pas la restriction "A32 : Interdire la modification du prévisionnel dans la validation".

En respectant ces conditions, l'utilisateur peut interagir avec la table dédiée au planning prévisionnel sans soucis.

L'éditeur de validation des heures

L'éditeur est composé de 2 tables :

• Le planning prévisionnel dans la table de gauche en jaune. 
• Le planning réel dans la table de droite en rouge.

Info : Le planning prévisionnel provient de l'éditeur de planning. Tous les filtres de RS n'ont aucun effet sur l'éditeur de validation, toutes les données sont affichées.

Alarme liée à l'affectation du personnel

Quand vous ouvrez la fenêtre de validation des heures, il se peut qu'en bas à gauche de la fenêtre une cloche rouge s'affiche : il s'agit d'une alerte pour vous prévenir d'une alarme liée aux conditions d'affectation du personnel sur les lignes de planning : un temps de travail consécutif conséquent par exemple pour le personnel sur la journée en question, ou la semaine concernée par le planning.

Le récapitulatif de ces alarmes est répertorié en suivant, en bas à gauche de cette fenêtre.

Ce système d'alarme s'affiche aussi si vous créez du planning prévisionnel via cette fenêtre, et vous alerte suivant les conditions d'affectation du personnel.

Validation des heures

Dans un premier temps, seul le planning prévisionnel s'affiche. Pour valider ce planning et le mémoriser sous la forme d'un planning réel, il faut le valider.

Valider automatiquement :

1/ cliquez sur .

Le planning prévisionnel validé apparaît dans la table de droite (planning réel).

Si la personne n'a pas fait les mêmes heures ce jour-là, vous pouvez modifier ces données.

Modifier les heures :

1/ sur la ligne de planning réel, modifiez les horaires.

2/ cliquez sur "Modifier".

Vous pouvez tout dévalider avec le bouton .

Ajouter une ligne de planning : 

1/ faites un clic-droit sur la table.

2/ cliquez sur "Ajouter une ligne de planning".

3/ saisissez les champs.

4/ cliquez sur "Valider".

Info : vous pouvez aussi cliquer sur .

Modifier une description ou un lieu :

1/ sélectionner dans le menu déroulant la rubrique correspondante

2/ cliquez sur votre choix

Info : un choix limité de descriptions ou de lieux peut être appliqué à un utilisateur lors de la validation de ses heures. Pour faire un groupe de descriptions, voir le chapitre "Descriptions", pour activer la restriction C19 ou C20 sur un utilisateur voir le chapitre "Droits utilisateurs".

Supprimer une ligne de planning : 

1/ sélectionnez la ligne à supprimer.

2/ faites un clic-droit sur la table.

3/ cliquez sur "Supprimer une ligne de planning".

Info : les jours de compte épargne-temps sont visibles dans le planning annuel. 

Il est possible dans certains cas particuliers de vouloir faire apparaître les jours de repos (samedi / dimanche / autres...). 

Attention un jour de repos n'est pas un jour de congé. Les jours de repos sont là pour information et ne rentrent pas dans le calcul des heures.

Les boutons

Pour accéder à une autre date cliquez sur .

Pour passer d'un jour à l'autre cliquez sur ou sur OU utilisez les flèches "gauche" et "droite" de votre clavier.

Le bouton ferme l'éditeur.

Le bouton crée une journée d'heures de bureau prévisionnel.

Le bouton crée une journée de télé-travail prévisionnel

Le bouton crée une période de chômage partiel prévisionnelle (Toute la journée / Le matin / L’après-midi).

Le bouton crée une journée repos réel.

Le bouton crée une journée de repos prévisionnel.

Le bouton crée un jour de congé réel.

Le bouton crée un jour de congé prévisionnel.

Une fenêtre d'alerte vous prévient que le planning prévisionnel de la journée sera supprimé.

Le bouton n'est présent que sur les lundis. Il permet de renseigner ce que l'on appelle "la semaine à zéro". Il permet de ne pas compter de temps de travail en réel sur une semaine.

Le bouton crée une journée d'arrêt maladie 

Activer l'option générale "Prévisionnel en Arrêt-maladie"

1/ Allez dans "Outils/Options" puis allez dans l'onglet "Personnel/Contrat/Impression"".

2/ Cochez .

Info : Cette option va engendrer un décompte différencié pour les arrêts maladie :

. Si "Prévisionnel en AM" n'est pas coché, en cas d'arrêt maladie, le nombre d'heure d'arrêt maladie sur la journée sera égal au volume horaire journalier renseigné dans le tableau vert des horaires de bureau par défaut (Informations 1/2 de la fiche personnel).

. Si "Prévisionnel en AM" est coché, en cas d'arrêt maladie, le nombre d'heure d'arrêt maladie sur la journée sera égal au nombre d'heures prévisionnelles qui étaient prévues initialement sur la journée d'arrêt maladie (tableau jaune de la fenêtre de validation des heures).

Les jours fériés sont affichés en rouge 

Note importante : à partir du moment où une journée est validée en planning réel, le calcul du planning annuel s'effectue sur ce planning pour toute la période. Il est donc vivement conseillé de valider la période complète.

Les lignes créées par un autre groupe de travail apparaissent en rose dans la table "Planning prévisionnel".

 

Si un utilisateur a 2 groupes de travail, il peut permuter de groupe de travail d'une ligne sur l'autre Groupe avec le bouton .

 

Le cartouche du haut (ci-dessus "Direction") indique votre groupe actuel.

Le cartouche du bas (ci-dessus "Technique") indique le groupe qui a créé la ligne sélectionnée.

Comme dans l’éditeur de planning classique (onglet Éditeur de Planning, Planning Graphique, Calendrier annuel), les heures à cheval sur 2 jours sont gérées par RS dans la validation des heures du personnel ("Valider par jour" dans Planning Annuel de la personne). 

Exemple : 

Vous saisissez 22:30 – 01:30 (ci-dessous dans la fenêtre ''Ajout de ligne de planning'')

 

RS créera automatiquement 2 lignes de planning.

 

Options annexes

La coche en bas du bouton pour fermer l'éditeur permet d'afficher ou masquer d'autres boutons annexes : 

- le Compte Épargne-Temps

- le Mode récupération

- le Mode Repos Compensateur

Poser des jours de CET

L'utilisateur peut poser des jours de CET, même s'il s'agit de jours de repos hebdomadaires.

Poser des jours de CET :

1/ Dans la fenêtre de validation des heures, cliquez sur l'icône

Info : Le tableau de gestion des CET apparaît.

2/ Sélectionnez dans la table la case dans laquelle vous allez puiser pour poser votre jour de CET.

Info : RégieSpectacle vous créé alors automatiquement une ligne de planning dans le réel portant la description CET.

Vous avez aussi la possibilité de poser des demi-journées de CET. Dans la table de gestion des CET, cochez la coche en bas à gauche. Puis sélectionnez dans la table la case dans laquelle vous allez puiser pour poser votre demi-journée de CET.

Info : la description de la ligne change. Ce n'est plus "CET" mais "DEMI-CET", et cela comptera 0,5 jours de CET.

Important : les horaires de la description "DEMI-CET" doivent rester de 00:00 à 00:00.

Enregistrement direct 

La validation des heures à la minute ne possède plus de bouton "Modifier" pour enregistrer les modifications.  Comme dans l'éditeur de planning, le fait de cliquer en-dessous (ou ailleurs) valide les modifications.

Notes dans le planning réel

La colonne "Notes" dans le planning réel fonctionne comme la colonne "Mémo" de l'éditeur des plannings.

On peut donc mettre des commentaires pour justifier les différences entre prévisionnel et réel, etc.

 

Trace écrite de l'utilisateur ayant validé les heures

La validation de planning réel est maintenant horodatée et visible sous sa table. 

 

Suppression de lignes dans la fenêtre de validation des heures

Vous avez la possibilité de supprimer une ligne de planning dans la table du prévisionnel (si le personnel est la seule personne affectée sur la ligne de planning, et si vous avez le même groupe de travail que l'utilisateur qui a créé la ligne) et dans la table du réel.

Faites un clic droit sur la ligne à supprimer et cliquez sur

OU

Sélectionnez la ligne que vous souhaitez supprimer et appuyer sur la touche de votre clavier "suppr".

Colonne "Qualification"

Une colonne supplémentaire apparaît dans les tables "Planning prévisionnel" et "Planning réel" de la Validation des heures : "Qualification". Elle permet de vérifier que les qualifications sont bien celles souhaitées.

 

Journée prévisionnelle d'heures de bureau

L'icône intègre la Validation des heures pour ajouter rapidement une journée d'heures de bureau dans le planning prévisionnel.

Attention : s'il y a déjà du planning prévisionnel sur ce jour, RS le remplacera par les heures de bureau. Un message le rappelle : 

 

L’icône permet d'ajouter rapidement une journée de télé-travail dans le planning prévisionnel. Les heures renseignées seront les mêmes que les heures de bureau.

Lors de la première affection d'une activité "Télétravail" à une personne, il est recommandé d'affilier la description "Télétravail" dans le même groupe d'activité que "Bureau" (c'est-à-dire le groupe Structure).

Chômage partiel

Le bouton crée une période de chômage partiel prévisionnelle (Toute la journée / Le matin / L’après-midi). Si des lignes prévisionnelles existaient déjà, une fenêtre d'alerte vous prévient que le planning prévisionnel de la journée sera supprimé.

Une seconde fenêtre vous prévient qu’une fiche activité nominative «Chômage Partiel » est nécessaire. 

A vous de choisir le groupe d’activité dans lequel vous souhaitez ranger cette nouvelle fiche activité.

Info : Les heures appliquées seront celles renseignées dans le cartouche « Horaires de bureau par défaut » dans l’onglet Informations 2/2 de votre fiche personnel. Sinon, la configuration générale s’appliquera.

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