Après avoir paramétré les rubriques et sous-rubriques de vos budgets avec les types de défraiement qui conviennent (Voir chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas) ), vous allez pouvoir utiliser la procédure pour renseigner les défraiements et les prises en charge des artistes et des compagnies pour leur(s) lieu(x) d'hébergement et les taxes de séjour s'y afférents, leurs repas, leurs petit-déjeuners et leurs paniers repas.


Procédure de base

Que ce soit pour gérer les défraiements ou les prises en charge, vous allez devoir passer par la même procédure de base pour renseigner les besoins en hébergement des artistes et compagnies que vous accueillez.


Renseigner les besoins en hébergement des artistes et compagnies : 

1/ Dans la fiche d'un spectacle/activité, dans l'onglet "Général" et le sous-onglet "Outils", renseignez le nombre de lits et de chambres nécessaires dans les différents champs se situant dans l'encart vert "Hébergement".

2/ Cliquez sur le bouton "Réserver les chambres d'hôtel et les repas".

Info : La fenêtre de réservation de chambres d'hôtel pour votre spectacle ou activité s'affiche.



. En haut, de part et d'autres de la boîte à outils, se trouvent les différents champs permettant de renseigner les besoins en hébergement des artistes et compagnies.

. Juste en dessous, on retrouve une table. Plusieurs lignes composent  cette table :

. Les boutons d'action se situent juste en dessous de cette table. Ils sont numérotés par ordre pour guider l'utilisateur :

       1 - Ajouter les réservations d'hôtel : permet de renseigner les lignes de réservation d'hébergement pour les artistes et les compagnies.

       2 - Créer les bons de commande : permet de créer un bon de commande en lien avec les chambres d'hôtel réservées.

       3 - Créer le planning des nuits d'hôtel : permet de créer rapidement des lignes de planning avec la description "Hôtel", en lien avec la réservation effectuée par l'utilisateur.

       4 - Créer le planning des repas : permet de créer rapidement des lignes de planning avec la description "Repas", en lien avec les lignes de réservation renseignées par l'utilisateur.

. Enfin, tout en bas, une dernière table référence toutes les lignes de réservation créées par cet outil.


Créer les lignes de réservation des hébergements des artistes et compagnies :

1/ Dans la table du haut, dans la ligne "Ligne de saisie", sélectionnez les jours qui concernent votre réservation.


2/ Cliquez sur le bouton


Info : Une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre a pour but de créer les lignes de réservation d'hébergement suivant les besoins en hébergement des artistes et des compagnies.

3/ Dans le volet déroulant "Hôtel (Fournisseur)", choisissez le lieu d'hébergement pour la ligne de réservation que vous allez créer. 

Important : pour qu'un lieu d'hébergement soit référencé dans ce volet déroulant, il faut que le lieu d'hébergement ait une fiche Fournisseur dans RégieSpectacle, et que la coche "Hôtel" soit cochée au sein de cette fiche (Voir le chapitre Les Fournisseurs).

OU

Si votre structure ne loge pas les artistes et compagnies dans un hôtel, sélectionnez dans le volet déroulant "PAS D'HOTEL".


4/ Automatiquement, RégieSpectacle vous inscrit les besoins en hébergement des artistes et compagnies que vous aviez renseignés avant. Vérifiez le nombre de chambres, les dates d'arrivée et de départ, puis cliquez sur le bouton "Valider".


Info : les lignes de réservation se créent automatiquement dans la table du bas suivant votre saisie.



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