Un défraiement est une somme fixe versée à quelqu'un en compensation des frais que cette personne engage. Dans RégieSpectacle, les défraiements concernent les frais d'hébergements, les taxes de séjour, les repas, les petits-déjeuners et les paniers repas. Le montant de ces sommes fixes dépend de la politique de votre structure : ils peuvent dépendre de la convention Syndéac, de la convention de votre structure, et de l'accord d'entreprise (s'il y en a une).

Vous avez appris dans le chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas) à renseigner ces montants dans le logiciel. 

Vous avez appris dans le chapitre Fonctionnement des réservations des hébergements à créer les lignes de réservations liées aux hébergements des artistes et des compagnies.

On va maintenant voir comment renseigner les différents défraiements liés à l'hébergement d'artistes et compagnies. On va aussi constater l'impact de ces défraiements sur le budget d'un spectacle ou d'une activité.


Pré-requis nécessaire : création du budget du spectacle

Pour que les défraiements puissent se répercuter comme il faut dans vos budgets, il faut créer en amont le budget du spectacle.


Le budget d'un évènement ou d'une activité est accessible via la fiche spectacle ou activité (ou ) (ou ) (onglet "Général", sous-onglet "Outils")


Créer un nouveau budget :

1/ cliquez sur le bouton "Nouveau"


Gestion des défraiements par les lignes de réservation

Après avoir créé les les lignes de réservations liées aux hébergements des artistes et compagnies dans la fiche spectacle ou activité (Voir Chapitre Fonctionnement des réservations des hébergements), on va pouvoir gérer les défraiements des hébergements, petits-déjeuners, repas et paniers repas, directement sur les lignes de réservation.



Gérer les défraiements :

1/ Sur les lignes de réservation, renseignez le nombre de personnes concernées par les lignes dans la colonne "Nombre de personnes".


Info : La colonne "Nuitée" se remplira automatiquement suivant le nombre de personnes sur la ligne de réservation et la période de l'hébergement. (Nuitée = Nombre de personnes sur la lignes de réservation x Nombre de jours sur la période d'hébergement).


Tout à fait à droite sur la table dédiée aux lignes de réservation, les colonnes sont dédiées à la gestion des défraiements et prises en charge par rapport :

. aux hébergements (colonne "Déf /Pec hébergement")

2/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Def" pour signifier que l'hébergement, la taxe de séjour AINSI QUE les petits-déjeuners des personnes hébergées sont défrayés.


. aux petits-déjeuners (colonnes "Petit-déjeuner" et "Déf / Pec Petit déjeuner")

Info : Quand précédemment, l'utilisateur a renseigné le nombre de personnes sur la ligne de réservation, la colonne "Petit-déjeuner" ne met pas le nombre de petits-déjeuners automatiquement. C'est normal : suivant la convention Syndéac, le montant des défraiements hébergement comprend le défraiement des petits-déjeuners. Ainsi, si la personne hébergée a droit à un défraiement petit-déjeuner séparé du défraiement hébergement, il faudra que vous renseigniez manuellement le nombre de défraiements petit-déjeuners auxquels le personnel a droit dans la colonne "Petit-déjeuner".

3/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Def" pour signifier que les petits-déjeuners des personnes hébergées sont défrayés.


. aux repas (colonnes "Repas" et "Déf / Pec Repas")

Info : Quand précédemment, l'utilisateur a renseigné le nombre de personnes sur la ligne de réservation, la colonne "Repas" se remplit automatiquement. (Repas = Nombre de personnes x Nombre de nuitées x 2).

4/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Def" pour signifier que les repas des personnes hébergées sont défrayés.


. aux paniers repas (colonnes "Panier repas" et "Déf / Pec Panier repas)

Info : La colonne "Panier repas" se remplit manuellement par l'utilisateur suivant le nombre de paniers repas défrayés par la structure pour la personne hébergée.

5/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Def" pour signifier que les paniers repas des personnes hébergées sont défrayés.


Répercussion sur le budget du spectacle

Dans le chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas), nous avons vu comment mettre en lien les sous-rubriques du budget avec les types de défraiement. 

Les types de défraiement sont eux-mêmes liés aux montants des défraiements renseignés dans les champs de la fenêtre de personnalisation des budgets :



Ainsi, RégieSpectacle a ici les bases pour calculer et renseigner automatiquement le montant de ces défraiements sur le budget du spectacle. Il va ainsi calculer automatiquement :


. Les défraiements liés à l'hébergement sur l'ensemble des lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le 

calcul suivant :

 

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, une personne est logée sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. Dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Défraiement hébergement (D)", on a renseigné un montant de 74,30 euros. Le montant des défraiements hébergement de cette personne sera donc de 74,30  x 2 = 148,60 euros.


. Les défraiements liés à la taxe de séjour sur l'ensemble des lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le 

calcul suivant :


Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, une personne est logée sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. Dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Défraiement taxe de séjour (D)", on a renseigné un montant de 1,50 euros. Le montant des défraiements taxe de séjour de cette personne sera donc de 1,50  x 2 = 3,00 euros.


. Les défraiements liés au petit-déjeuner sur l'ensemble des lignes de réservation. 

Attention : ce défraiement n'est pas lié à l'hébergement. En effet quand une personne est logée dans un hébergement et a droit à un défraiement hébergement, le défraiement du petit déjeuner est compris DANS le défraiement hébergement. Ce défraiement petit-déjeuner est donc indépendant du défraiement hébergement. Il faudra donc que l'utilisateur renseigne manuellement le nombre de défraiements petits déjeuners sur chaque ligne de réservation.

Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, on a renseigné que la personne aurait droit à 2 défraiements petits déjeuners. Dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Défraiement petit-déjeuner (D)", on a renseigné un montant de 7,30 euros. Le montant des défraiements petit déjeuner de cette personne sera donc de 7,30  x 2 = 14,60 euros.


. Les défraiements liés aux repas sur l'ensemble des lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le 

calcul suivant :

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, une personne est logée sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. Dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Défraiement repas (D)", on a renseigné un montant de 20,70 euros. Le personnel a droit à un 2 défraiements repas par nuitée. Le montant des défraiements repas de cette personne sera donc de 2 x 2 x 20,70 = 82,80 euros.


. Les défraiements liés aux paniers repas sur l'ensemble des lignes de réservation. Les paniers repas se renseignent manuellement sur les lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :



Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, on a renseigné que la personne aurait droit à 2 défraiements panier repas. Dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Défraiement panier repas (D)", on a renseigné un montant de 10,76 euros. Le montant des défraiements panier repas de cette personne sera donc de 2 x 10,76 = 21,52 euros.


Voici donc ce que l'on obtient dans le budget du spectacle :



Important : si sur les lignes de réservation, vous renseignez que l'artiste ou les personnes logent dans un hôtel dont vous avez déjà créé la fiche Fournisseur avec les tarifs dedans, RégieSpectacle viendra quand même prendre les montants des défraiements renseignés dans la fenêtre des personnalisation des budgets, onglet "Champs".

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