Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement

Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas)

L'outil de réservation des chambres d'hôtel et des repas est un outil assez complet qui a plusieurs fonctionnalités. En effet, il permet à l'utilisateur :

. D'avoir les contacts du ou des lieux d'hébergement dans lesquels seront logés les artistes et les compagnies.

. De répartir les artistes et les compagnies sur leurs différents lieux d'hébergement.

. De gérer les défraiements et les prises en charges des réservations des hébergements, des petits-déjeuners, des repas, des paniers repas et des taxes de séjour.

. De répercuter automatiquement ces défraiements et ces prises en charge sur le budget de la fiche spectacle ou activité (seulement si l'utilisateur utilise la version 3 des budgets des spectacles : Voir chapitre "Utilisation du budget du spectacle version 3 (nouvelle version)")

Pour que RégieSpectacle puisse bien mettre en lien les lignes de réservation défrayées et prises en charges, il faut paramétrer les sous-rubriques du budget pour que ces sous-rubriques se mettent bien en lien avec les bons types de défraiement.

Paramétrage des défraiements

Quand l'utilisateur va créer des lignes de réservation des hébergements, des petits-déjeuners et des repas, ces lignes vont avoir un impact direct sur certaines sous-rubriques du budget. Pour que cet impact soit le plus pertinent possible, il va falloir :

. Dans un premier temps personnaliser des rubriques et des sous-rubriques du budget du spectacle.

Pour savoir comment créer des sous-rubriques dans la version 3 du budget du spectacle dans RégieSpectacle, cliquez sur le lien suivant : Paramétrage version 3 (nouvelle version) du budget du spectacle

. Dans un deuxième temps, renseigner les montants des défraiements hébergement, petit déjeuner, repas, panier repas et taxe de séjour.

. Dans un dernier temps, lier ces sous-rubriques aux bons types de défraiement.

Renseigner les montants des défraiements hébergement, petit-déjeuner et repas :

1/ Allez dans "Options" --> "BDC / Budget".

2/ Dans l'encart "Budgets", cliquez sur "Personnalisation".

3/ Allez dans l'onglet "Champs".

4/ Renseignez les champs "Défraiement hébergement (D)", "Défraiement petit-déjeuner (D)", "Défraiement repas (D)", "Défraiement Panier repas (D)" et "Défraiement Taxe de séjour (D)", suivant la convention Syndeac OU la convention de votre structure OU l'accord d'entreprise.

Info : Il s'agit de renseigner ici les montants de défraiement de base.

5/ Cliquez sur l'icône en forme d'équerre en haut à droite.

Lier les sous-rubriques du budget aux types de défraiement :

1/ Allez dans "Options" --> "BDC / Budget".

2/ Dans l'encart "Budgets", cliquez sur "Personnalisation".

3/ Cliquez sur l'onglet "Rubriques".

4/ Après avoir personnalisé les rubriques et les sous-rubriques de votre budget (Voir chapitre Paramétrage version 3 (nouvelle version) du budget du spectacle ), sélectionnez dans la table de droite la rubrique générale dans laquelle se trouvent les sous-rubriques que vous souhaitez lier avec les types de défraiement.

Dans notre exemple, nous avons créé une rubrique générale s'appelant "Repas + Hôtels + Divers" dans laquelle se trouve de nombreuses sous-rubriques liées aux défraiements et aux prises en charge. Nous vous conseillons de suivre cet exemple : créer des sous-rubriques claires portant la mention de l'hébergement, du repas, du petit déjeuner, du panier repas et de la taxe de séjour, avec la mention "DEF" pour Défraiement et "PRISE EN CHARGE" pour Prise en charge.

5/ En face de la sous-rubrique, dans la colonne "Type de défraiement", mettez en lien votre sous-rubrique avec le bon type de défraiement.

6/ Cliquez sur l'icône en forme d'équerre en haut à droite pour enregistrer.

Paramétrage des prises en charge

1) Dans un premier temps personnaliser des rubriques et des sous-rubriques du budget du spectacle.

2) Dans un deuxième temps, renseigner les tarifs de l'hébergement, de la taxe de séjour et du petit déjeuner dans la fiche Fournisseur de l'hôtel. Si l'utilisateur ne renseigne pas d'hôtel dans ses lignes de réservation, il existe des champs de prises en charge par défaut dans la fenêtre de personnalisation des budgets. Il faudra donc, en amont, que l'utilisateur renseigne ces champs de prise en charge par défaut liés à l'hébergement , le petit déjeuner, le repas, le panier repas et la taxe de séjour.

3) Dans un dernier temps, lier ces sous-rubriques aux bons types de défraiement.

Renseignement des tarifs sur la fiche Fournisseur de l'hôtel

Avant de gérer les prises en charge sur les lignes de réservation liées à un hôtel, il faut que l'utilisateur crée la fiche de l'hôtel dans l'outil "Les Fournisseurs", puis qu'il renseigne les tarifs de l'hôtel dans la fiche Fournisseur de l'hôtel.

Pour savoir comment créer la Fiche Fournisseur d'un hôtel, consultez le chapitre Les Fournisseurs

Renseigner les tarifs dans la Fiche Fournisseur d'un hôtel :

1/ Dans la barre des menus, cliquez sur l'onglet "Commandes", puis accédez à l'outil "Fournisseurs".

Si vous utilisez l'ancienne barre d'outils, cliquez sur "Outils" dans la barre des menus, puis accédez à l'outil "Fournisseurs".

2/ Dans la table des fournisseurs, sélectionnez la fiche du Fournisseur, puis cliquez sur "Modifier" en bas à droite.

3/ Dans l'onglet "Général", renseignez les tarifs en dessous de la coche "Hôtel"

C'est ici que l'on paramètre la majorité des montants des prises en charge liés à un hôtel ou un lieu d'hébergement.

Les frais liés aux repas et aux paniers repas se renseignent dans la fenêtre de personnalisation des budgets (Voir chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas)).

Renseignement des montants de prise en charge par défaut

Si l'utilisateur ne renseigne pas d'hôtel dans ses lignes de réservation, RégieSpectacle ira prendre les valeurs de prise en charge par défaut dans la fenêtre de personnalisation des budgets, onglet "Champs", dans les champs liés à la prise en charge.

Renseigner les montants des prises en charge par défaut de l'hébergement, du petit-déjeuner et du repas :

1/ Allez dans "Options" --> "BDC / Budget".

2/ Dans l'encart "Budgets", cliquez sur "Personnalisation".

3/ Allez dans l'onglet "Champs".

4/ Renseignez les champs "Prise en charge hébergement (P)", "Prise en charge petit-déjeuner (P)", "Prise en charge repas (P)", "Prise en charge Panier repas (P)" et "Prise en charge Taxe de séjour (P)", suivant les montants de prise en charge de base liés à la convention Syndéac, OU la convention de votre structure OU l'accord d'entreprise.

5/ Cliquez sur l'icône en forme d'équerre en haut à droite.

Lier les sous-rubriques du budget aux types de défraiement :

1/ Allez dans "Options" --> "BDC / Budget".

2/ Dans l'encart "Budgets", cliquez sur "Personnalisation".

3/ Cliquez sur l'onglet "Rubriques".

4/ Après avoir personnalisé les rubriques et les sous-rubriques de votre budget (Voir chapitre Paramétrage version 3 (nouvelle version) du budget du spectacle), sélectionnez dans la table de droite la rubrique générale dans laquelle se trouvent les sous-rubriques que vous souhaitez lier avec les types de défraiement.

5/ En face de la sous-rubrique, dans la colonne "Type de défraiement", mettez en lien votre sous-rubrique en référence à la prise en charge avec le bon type de défraiement.

6/ Cliquez sur l'icône en forme d'équerre en haut à droite pour enregistrer.

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