La réservation des chambres d'hôtel permet de :

    • Créer les lignes de planning des nuits d’hôtels dans le planning d’un évènement/activité
    • Éditer la rooming list et envoyer un bon de commande à l'hôtel


La fenêtre Réservation des chambres d'hôtel est composée de 2 parties :

  • 1 - le calendrier : la partie haute présente le planning du spectacle. C'est aussi l'éditeur de période pour la réservation des chambres.
  • 2 - la table des réservations : la partie basse présente les réservations de chambres. Dans cette partie vous pouvez modifier les réservations, créez les bons de commande et le planning des nuits d'hôtel.



Procédure de base

Réserver des chambres d'hôtels et les repas :

1/ Dans la fiche d'un spectacle/activité, dans l'onglet "Général" et le sous-onglet "Outils", renseignez les besoins en hébergement dans les champs de l'encart "Hébergement".

2/ Cliquez sur le bouton "Réserver les chambres d'hôtel et le repas".

3/ Dans la boîte à outils , sélectionnez le groupe de fournisseurs (contenant les fiches Fournisseurs d'hôtels), les lieux et l'équipe à loger puis cliquez sur le bouton "Mise à jour du planning"

La boite à outils permet de filtrer les informations relatives à la réservation des chambre d'hôtels. Il est notamment possible de trier par groupe de travail ou par lieu. Le tri par lieu peut-être fort utile dans le cadre d'une tournée où les lieux de l'évènement changent régulièrement.


4/ Sur le calendrier, sélectionnez la période à réserver sur le calendrier via la "Ligne de saisie" et cliquez sur le bouton "Ajouter les réservations d'hôtels"


Info : Une fenêtre s'affiche. 

5/ Sélectionnez l'hôtel de votre choix (présent dans le groupe de fournisseurs sélectionné précédemment), choisissez les durées de réservation puis validez. 


Info : La réservation s'inscrit sur le planning de l'hôtel (calendrier en haut) et la table des réservations (table en bas)

7/ Répétez l'opération jusqu'à ce que toutes les équipes soient logées.


Interactions avec les lignes de réservation

Ajout, modification et suppression des lignes de réservation


Ajouter une ligne de réservation :

1/ Cliquez sur le bouton "Ajouter" en bas à droite de la table.


Modifier une ligne de réservation :

1/ Faites un double clic sur la cellule dont vous souhaitez modifier l'information. Vous pouvez directement rentrer dans ces cellules pour renseigner l'information que vous souhaitez (Sauf pour les colonnes "Petit déjeuner" et "Défraiement repas" qui se remplisse automatiquement suivant la colonne "Nombre de personnes" et la période de réservation de l'équipe logée).


Supprimer une ligne de réservation :

1/ Sélectionnez la ou les lignes de réservation que vous souhaitez supprimer.

2/ Cliquez sur le bouton "Supprimer" en bas à droite de la table.


Nomination d'une ligne de réservation

Nominer une réservation d'hôtel :

5/ Dans la table des réservations, cliquez sur la cellule vide concernée de la colonne "Liste des personnes"

6/ Un éditeur du personnel s'ouvre, cochez la case en haut à gauche "Afficher les personnes planifiées"

7/ Choisissez les personnes et enregistrez




Gestion des défraiements et des prises en charge hébergement et repas

RégieSpectacle vous permet de gérer les défraiements et les prises en charge des réservations d'hôtel, des taxes de séjour, des petits-déjeuners, des repas et des paniers repas. Ces défraiements et prises en charge peuvent se répercuter directement dans le budget de votre spectacle ou activité.  Cette procédure se fait en plusieurs étapes :


Étape 1 : Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas)


Étape 2 : Création des lignes de réservation des hébergements et des repas


Étape 3 : Gestion des défraiements

               ET

               Gestion des prises en charge


Cliquez sur les liens pour suivre les étapes de cette procédure étape par étape.


Les bons de commande

Envoyer un bon de commande à un hôtel

1/ Sélectionnez depuis la table du bas les réservations à envoyer

2/ Cliquez sur le bouton "Créer les bons de commande".

L'éditeur de bon de commande s'ouvre et colle les lignes renseignés. Si les prix ont été renseignés dans la fiche de l'hôtel, ils apparaîtront sur le bon de commande.

Une fois le bon de commande passé, les lignes de réservation sont surlignées en vert. Elles ne sont plus modifiables ou supprimables. Le numéro du bon de commande est visible dans la colonne "Bon de commande".

 

Si vous supprimez le bon de commande, les lignes de réservation ne sont plus surlignées en vert. Elles redeviennent modifiables et supprimables.

Vous pouvez aussi supprimer le lien entre une ligne de réservation et son bon de commande. Faites un clic droit sur une ligne de réservation et cliquez sur "Détacher le bon de commande". 

Info : La liste des personnes et les informations peuvent être envoyées au bon de commande. Ces fonctions optionnelles sont disponibles dans la boîte à outils .

Si les réservations portent sur plusieurs hôtels, le logiciel créé un bon de commande par hôtel.


Pour lier ou détacher un bon de commande

1/ Sélectionnez une ligne de bon de commande sur la table des réservations

2/ Faîtes un clic droit et choisissez de lier ou détacher un bon de commande


Création du planning des nuits d'hôtel

Après avoir ajouté les réservations d'hôtel, et potentiellement créé les bons de commandes associés, vous avez la possibilité de créer, à partir de cet outil, les lignes de planning liées aux réservations de chambre d'hôtel.


Créer le planning des nuits d'hôtel :

1/ Dans la fenêtre de réservation de chambre d'hôtel pour le spectacle, sélectionnez les lignes de réservations dans la table dédiée, en bas de la fenêtre.


2/ Cliquez sur le bouton "Créer le planning des nuits d'hôtel"


3/ Cliquez sur le bouton "Oui" pour confirmer l'action.

RS vous ajoute automatiquement une ligne ou plusieurs lignes de planning (suivant les dates d'arrivé et de départ de l'équipe logée) dans l'onglet "éditeur de planning" de la fiche spectacle avec la description "Hôtel" le jour de la réservation, dans l'hôtel que vous avez désigné, et en vous renseignant dans la colonne Mémo, les détails du nombre de chambres pour la réservation. Il vous mentionne aussi le nombre de défraiements dans la colonne "Pers. Spec.".



Création du planning des repas

Après avoir ajouté les réservations d'hôtel, potentiellement créé les bons de commandes associés ainsi que les lignes de planning d'hôtel, vous avez la possibilité de créer, à partir de cet outil, les lignes de planning liées aux repas de l'équipe logée.


Créer le planning des repas :

1/ Dans la fenêtre de réservation de chambre d'hôtel pour le spectacle, sélectionnez les lignes de réservations dans la table dédiée, en bas de la fenêtre.


2/ Cliquez sur le bouton "Créer le planning des repas".


3/ Cliquez sur le bouton "Oui" pour confirmer l'action.

RS vous ajoute automatiquement une ligne ou plusieurs lignes de planning (suivant les dates d'arrivé et de départ de l'équipe logée) dans l'onglet "éditeur de planning" de la fiche spectacle avec la description "Repas" sur le ou les jours de réservations.  Il vous mentionne aussi le nombre de défraiements dans la colonne "Pers. Spec.".

Envoi du coût d'une réservation d'hôtel vers le budget

Cette option ne peut être utilisée que si les coches "Liaison BDC" et "Analytiques sur lignes de commandes" dans Options --> BDC / Budget sont décochées.

Il est possible d'ajouter le coût des réservations dans un budget sans créer de bon de commande.

Ajouter le coût au budget

  • 1/ Sélectionnez les lignes à comptabiliser dans le budget.
  • 2/ Faites un clic droit et choisissez ''Ajouter au budget''.

 


 

  • 3/ Sélectionnez le budget et enregistrez avec .
  • 4/ Choisissez la rubrique et la sous-rubrique.

 


Une fenêtre demande de confirmer l'enregistrement du coût dans le budget.

 

La somme est enregistrée.

 


La rooming list (liste de réservation d'hôtels)

Éditer la liste des réservations d'hôtel. 

1/ Allez dans la Vue des réservations d'hôtel

2/ Cliquez en haut à droite sur l'icône A4 

 



Créer une fiche hôtel

Un fournisseur peut avoir le statut d'hôtel. Pour cela, l'utilisateur doit se rendre dans la liste des fournisseurs créer sa fiche et et cocher l'option "Hôtel". Il est recommandé de créer un groupe de fournisseurs nommé "Hôtel".


La rubrique Taxe de Séjour s'intègre dans la fiche d'un fournisseur « Hôtel ». Elle permet lors de la création d'un bon de commande depuis l'éditeur de réservation d'hôtels, l'ajout d'une ligne de commande pour le calcul de la taxe de séjour.


Suivi des réservations

Lors d'une réservation d'hôtel, on peut modifier l'état de réservation de l'hôtel grâce à la colonne "Suivi de la réservation","A faire, En cours, Fait, Option".



Places de parking d'un hôtel

Une colonne "Nombre de place de parking" est présente dans la table et rentre dans le calcul lors de l'édition du bon de commande.

Le prix unitaire de la place de parking se renseigne via la fiche de l'hôtel (voir le chapitre "Liste des fournisseurs")

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