Une prise en charge définit le fait que la structure prenne à sa charge les dépenses d'une personne dans le cadre d'un séjour professionnel. Dans RégieSpectacle, les artistes et les personnels hébergés dans le cadre d'un séjour professionnel peuvent voir leurs frais (hébergement, taxe de séjour, petit déjeuner, repas et paniers repas) pris en charge par la structure. La structure s'occupe alors de tout : bons de commandes et devis pour les diverses réservations liées à ce déplacement.

Vous avez appris dans le chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas) à renseigner ces montants dans le logiciel. 

Vous avez appris dans le chapitre Fonctionnement des réservations des hébergements à créer les lignes de réservations liées aux hébergements des artistes et des compagnies.

On va maintenant voir comment renseigner les différentes prises en charge liées à l'hébergement d'artistes et compagnies. On va aussi constater l'impact de ces prises en charge sur le budget d'un spectacle ou d'une activité.


Pré-requis nécessaire : création du budget du spectacle

Pour que les prises en charge puissent se répercuter comme il faut dans vos budgets, il faut créer en amont le budget du spectacle.


Le budget d'un évènement ou d'une activité est accessible via la fiche spectacle ou activité (ou ) (ou ) (onglet "Général", sous-onglet "Outils")


Créer un nouveau budget :

1/ cliquez sur le bouton "Nouveau"


Gestion des prises en charge par les lignes de réservation

Après avoir créé les les lignes de réservations liées aux hébergements des artistes et compagnies dans la fiche spectacle ou activité (Voir Chapitre Fonctionnement des réservations des hébergements), on va pouvoir gérer les prises en charge des hébergements, petits-déjeuners, repas et paniers repas, directement sur les lignes de réservation.



Gérer les prises en charge :

1/ Sur les lignes de réservation, renseignez le nombre de personnes concernées par les lignes dans la colonne "Nombre de personnes".


Info : La colonne "Nuitée" se remplira automatiquement suivant le nombre de personnes sur la ligne de réservation et la période de l'hébergement. (Nuitée = Nombre de personnes sur la lignes de réservation x Nombre de jours sur la période d'hébergement).


Tout à fait à droite sur la table dédiée aux lignes de réservation, les colonnes sont dédiées à la gestion des défraiements et prises en charge par rapport :

. aux hébergements (colonne "Déf /Pec hébergement")

2/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Pec" pour signifier que l'hébergement et la taxe de séjour sont pris en charge.


. aux petits-déjeuners (colonnes "Petit-déjeuner" et "Déf / Pec Petit déjeuner")


3/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Pec" pour signifier que les petits-déjeuners des personnes hébergées sont pris en charge.


. aux repas (colonnes "Repas" et "Déf / Pec Repas")

Info : Quand précédemment, l'utilisateur a renseigné le nombre de personnes sur la ligne de réservation, la colonne "Repas" se remplit automatiquement. (Repas = Nombre de personnes x Nombre de nuitées x 2).

4/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Pec" pour signifier que les repas des personnes hébergées sont pris en charge.


. aux paniers repas (colonnes "Panier repas" et "Déf / Pec Panier repas)

Info : La colonne "Panier repas" se remplit manuellement par l'utilisateur suivant le nombre de paniers repas pris en charge par la structure pour la personne hébergée.

5/ A l'aide du cartouche renseignez le cartouche "Pec" pour signifier que les paniers repas des personnes hébergées sont pris en charge.


Répercussion sur le budget du spectacle

Dans le chapitre Paramétrage des défraiements et prises en charges (hébergement - repas), nous avons vu comment mettre en lien les sous-rubriques du budget avec les types de défraiement. 


A partir de là, il y a deux situations distinctes en fonction du choix de l'utilisateur :

Situation 1 : Si sur ses lignes de réservation, l'utilisateur choisit un hôtel qui a une fiche Fournisseur avec des tarifs renseignés dedans, alors les types de défraiement de l'hébergement, de la taxe de séjour, et du petit-déjeuner vont être liés aux frais renseignés dans la Fiche Fournisseur de l'hôtel désigné sur les lignes de réservation. 

Les types de défraiement "Repas (PRISE EN CHARGE)" et "Repas  voyage (PRISE EN CHARGE)" eux, seront respectivement liés aux champs "Prise en charge repas (P)" et "Prise en charge panier repas (P)" dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs".



Situation 2 : Si sur ses lignes de réservation, l'utilisateur choisit un hôtel qui a une fiche Fournisseur avec AUCUN tarif renseigné dedans, alors les types de défraiement seront liés aux montants par défaut renseignés dans les champs "Prise en charge" de la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs".



Ainsi, RégieSpectacle a ici les bases pour calculer et renseigner automatiquement le montant de ces prises en charge sur le budget du spectacle. Il va ainsi calculer automatiquement suivant les deux différentes situations que l'on a vu précédemment.


Situation 1 : Dans les lignes de réservation, l'utilisateur renseigne un hôtel qui a une fiche Fournisseur avec les tarifs de l'hôtel renseignés dedans :


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liés à l'hébergement sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des tarifs liés à la Fiche Fournisseur de l'hôtel. Voici l'exemple d'un hôtel avec ses propres tarifs renseignés dans RégieSpectacle :

Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :


 

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel, dont on a renseigné les tarifs dans la fiche Fournisseur. (Voir image ci-dessus).

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. Le tarif pour une nuit dans la chambre "Simple" est de 25,00 euros. 

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. Le tarif pour une nuit dans la chambre "Double" est de 30,00 euros.

Le montant de la prise en charge pour l'hébergement de toutes ces personnes sera donc de (2 x 25) + (4 x 30) = 170,00 euros.


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées à la taxe de séjour sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des tarifs liés à la Fiche Fournisseur de l'hôtel. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :


Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel, dont on a renseigné les tarifs dans la fiche Fournisseur. (Voir image ci-dessus).

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. 

Le montant de la taxe de séjour dans la fiche Fournisseur de l'hôtel est de 2,00 euros.

Le montant de la prise en charge pour la taxe de séjour de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 2 = 12,00 euros


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées aux petits-déjeuners sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des tarifs liés à la Fiche Fournisseur de l'hôtel (pour rappel, les petits-déjeuners se renseignent manuellement sur les lignes de réservation). Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :




Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel, dont on a renseigné les tarifs dans la fiche Fournisseur. (Voir image ci-dessus).

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. L'utilisateur peut renseigner manuellement le nombre de petits-déjeuners sur la réservation de cette personne dans la colonne "Petit-déjeuner", ici 2 petits déjeuners ont été comptés.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. L'utilisateur peut renseigner manuellement le nombre de petits-déjeuners sur la réservation de ces deux personnes dans la colonne "Petit-déjeuner", ici 4 petits déjeuners ont été comptés.

Le montant du petit-déjeuner dans la fiche Fournisseur de l'hôtel est de 13,00 euros.

Le montant de la prise en charge pour le petit-déjeuner de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 13 = 78,00 euros


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées aux repas sur l'ensemble des lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel.

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. 

Le montant de la prise en charge d'un repas par défaut, renseigné dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge repas (P)" est de 20,70 euros.

Le montant de la prise en charge pour les repas de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 2 x 20,70 = 248,40 euros.


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées aux paniers repas sur l'ensemble des lignes de réservation (pour rappel, les paniers-repas se renseignent manuellement sur les lignes de réservation). Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :



Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel.

On a renseigné manuellement dans les cases de la colonne "Panier repas" le nombre de paniers repas pris en charge par la structure pour ces 3 personnes.

Le montant de la prise en charge d'un panier repas par défaut, renseigné dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge panier repas (P)" est de 10,76 euros.

Le montant de la prise en charge pour les repas de toutes ces personnes sera donc de (1+2) x 10,76 = 32,28 euros.


Voici donc ce que l'on obtient dans le budget du spectacle :



Situation 2 : Dans les lignes de réservation, l'utilisateur renseigne un hôtel qui a une fiche Fournisseur mais QUI N'A PAS DE TARIF renseigné dedans :


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liés à l'hébergement sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des montants de prise en charge par défaut renseignés dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge hébergement (P)". Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :


Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel sur deux jours.

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. 

Le montant par défaut de la prise en charge hébergement par défaut renseignée dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge hébergement (P)" est de 74,30 euros.

Le montant de la prise en charge pour l'hébergement de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 74,30 = 445,80 euros


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liés à la taxe de séjour sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des montants de prise en charge par défaut renseignés dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge taxe de séjour (P)". Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel sur deux jours.

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. 

Le montant par défaut de la prise en charge taxe de séjour par défaut renseignée dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge taxe de séjour (P)" est de 1,50 euros.

Le montant de la prise en charge pour l'hébergement de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 1,50 = 9,00 euros


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liés aux petits-déjeuners sur l'ensemble des lignes de réservation en fonction des montants de prise en charge par défaut renseignés dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge petit-déjeuner (P)". Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :


Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel sur deux jours.

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées. L'utilisateur peut renseigner manuellement le nombre de petits-déjeuners sur la réservation de cette personne dans la colonne "Petit-déjeuner", ici 2 petits déjeuners ont été comptés.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. L'utilisateur peut renseigner manuellement le nombre de petits-déjeuners sur la réservation de ces deux personnes dans la colonne "Petit-déjeuner", ici 4 petits déjeuners ont été comptés.

Le montant par défaut de la prise en charge petit-déjeuner par défaut renseignée dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge petit-déjeuner (P)" est de 7,30 euros.

Le montant de la prise en charge pour l'hébergement de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 7,30 = 43,80 euros.


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées aux repas sur l'ensemble des lignes de réservation. Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :

Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel.

. Une personne est logée dans la chambre "Simple" sur deux nuits. Cela fait donc 2 nuitées de comptées.

. Deux personnes sont logées dans la chambre "Double" sur deux nuits. Cela fait donc 4 nuitées de comptées. 

Le montant de la prise en charge d'un repas par défaut, renseigné dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge repas (P)" est de 20,70 euros.

Le montant de la prise en charge pour les repas de toutes ces personnes sera donc de (2+4) x 2 x 20,70 = 248,40 euros.


. RégieSpectacle va calculer les prises en charge liées aux paniers repas sur l'ensemble des lignes de réservation (pour rappel, les paniers-repas se renseignent manuellement sur les lignes de réservation). Pour intégrer ce montant au budget, RégieSpectacle effectue le calcul suivant :



Exemple : Dans l'exemple ci-dessus trois personnes sont logées dans le même hôtel.

On a renseigné manuellement dans les cases de la colonne "Panier repas" le nombre de paniers repas pris en charge par la structure pour ces 3 personnes.

Le montant de la prise en charge d'un panier repas par défaut, renseigné dans la fenêtre de personnalisation des budgets - Onglet "Champs" - Champ "Prise en charge panier repas (P)" est de 10,76 euros.

Le montant de la prise en charge pour les repas de toutes ces personnes sera donc de (1+2) x 10,76 = 32,28 euros.


Voici donc ce que l'on obtient dans le budget du spectacle :

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